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訂位管理

適用對象

控制餐桌訂位規則、管理每日訂位看板，並查看單一店舖訂位結果的店主、管理員和經理。

開始前​

  • 確認正確品牌和店舖。
  • 確認店舖已完成堂食檯位和平面圖設定。見檯位與區域。
  • 決定客人是否可以直接網上訂位，還是每個訂位都要員工先審批。
  • 了解店舖所在的時區。訂位時段時間以店舖時區計算。
  • 除非當值經理知情，否則不要在繁忙服務時段更改訂位規則。

開啟此頁面​

在主選單開啟 訂位管理，然後選擇所需頁面：

  • 訂位看板：查看和處理所選日期的訂位。
  • 訂位報表：查看日期範圍內的訂位數量、人數和結果比率。
  • 訂位設定：控制店舖的公開訂位規則和訂位時段。
  • X1 Floor access：授予或撤銷所選店舖的接待台存取權。

訂位管理 選單還包括 日曆（按星期查看需求）、客人名冊（每位客人的訂位紀錄）、公開訂位頁（公開連結和政策預覽）和 可訂規則（時間和桌位規則的唯讀檢視）。

這些頁面的所有更改都是店舖層級。請先選擇正確的 店舖。

此頁面控制甚麼​

訂位管理 控制店舖的原生餐桌訂位看板和公開訂位規則。

用於：

  • 查看指定日期的訂位
  • 為來電或到店客人建立訂位
  • 確認、拒絕或取消訂位
  • 標記客人已到店或已入座
  • 指派或查看關聯桌台
  • 在 狀態紀錄 查看訂位的每次狀態變更
  • 為店舖啟用或停用公開訂位
  • 設定人數、提前時間和最遠可訂天數等限制
  • 設定公開訂位頁面使用的時區和時段
  • 在 訂位報表 查看訂位數量、人數、未到率和取消率
  • 為使用 X1 Floor 接待台應用程式的員工授予 Host 或 Manager 權限

截圖待補：static/img/hq/store-settings/reservations_board.png

主要頁面​

訂位看板​

訂位看板 顯示所選店舖和日期的訂位。

看板包含：

  • 時間
  • 客人
  • 人數
  • 餐桌
  • 狀態
  • 操作

在 操作 欄，眼睛圖示開啟 訂位詳情。待處理 訂位會顯示快速 確認 操作，已確認 訂位會顯示快速 標記到店 操作。使用 重新整理 重新載入列表，使用 新增訂位 建立員工輸入的訂位。

訂位詳情與狀態紀錄​

從看板開啟訂位即可查看 訂位詳情。對話框顯示客人的 電話、電郵、人數、餐桌、客人備註 和 員工備註。你可以在這裡更改 餐桌 和 員工備註。

對話框只顯示該訂位目前狀態可用的操作：

目前狀態可用操作
待處理已確認、已拒絕、已取消、已到店、已入座、未到
已確認已到店、已入座、已取消、未到
已到店已入座、已取消、未到
已入座、已拒絕、已取消、未到沒有操作。對話框顯示 此訂位已是最終狀態，無法再執行操作。

狀態紀錄 列出每次狀態變更，以及操作人和時間：

  • HQ 員工的更改顯示 HQ 使用者名稱。
  • 在 POS 所做的更改顯示為 POS: 加上 POS 使用者名稱。
  • 客人在網上自行取消顯示為 Guest。

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訂位設定​

訂位設定 控制客人是否可以為這間店舖提交公開訂位，以及可以選擇哪些時段。

欄位控制甚麼何時更改
啟用公開訂位客人是否可以從公開訂位頁面提交訂位。店舖準備好接受網上訂位時開啟。
需要人工審批新的公開申請會保持 待處理，直到員工確認。需要員工審核每個申請時開啟。
公開訂位代碼公開訂位頁面網址的最後一段。只可使用小寫英文字母、數字和連字號，且不能與其他店舖重複。上線前設定一次，之後只在品牌需要時更改。
最多人數客人網上訂位的最大人數。配合店舖網上可接待的最大組合。
訂位時長（分鐘）每個訂位佔用桌台的時間。配合一般用餐時間。
訂位後緩衝（分鐘）每個訂位之後額外封鎖的時間。桌台需要執枱時間時增加。
最短提前時間（分鐘）客人最少要提前多久訂位。廚房或樓面需要準備時間時增加。
最長提前天數客人最遠可以訂多少天後的位。配合店舖的計劃週期。
時區用於計算以下時段時間的時區。店舖預設 跟隨店舖本身的時區。只有店舖預設時區不正確時，才選擇明確時區，例如 Asia/Hong_Kong。
第一個時段時間每天最早可訂的開始時間。配合服務開始時間。
最後時段時間每天最後可訂的開始時間。預留足夠時間，讓訂位在打烊前完成。
時段間隔（分鐘）提供給客人的訂位時間之間的間距。翻枱較快的店舖可使用較短間隔。
訂位政策文字客人在公開訂位頁面看到的政策文字。店規改變時更新。

第一個時段時間、最後時段時間 和 時段間隔（分鐘） 組成客人在公開訂位頁面可選的時段。所有時段時間都以店舖時區計算。

截圖待補：static/img/hq/store-settings/reservations_settings.png

訂位報表​

訂位報表 顯示日期範圍內的訂位數量和結果。

  • 選擇預設範圍：最近 7 天、最近 30 天 或 最近 90 天，或選擇 自訂 並設定 從 和 到。報表最多涵蓋 366 天，超出範圍會自動調整。
  • 統計卡顯示 訂位總數、總人數、未到率 和 取消率。
  • 每日明細 列出每天的 日期、訂位、人數、已履約、未到、取消 和 分佈 圖。
  • 按狀態 按最終訂位狀態分類。
  • 按來源 將訂位分為 公開訂位頁 和 管理中心（員工輸入）。

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X1 Floor access​

X1 Floor access 控制誰可以開啟所選店舖的 X1 Floor 接待台應用程式。

當前場員工需要管理桌台流轉、候位、封鎖桌台、翻台或從樓面開台，但不需要完整 HQ 管理員權限時，請使用此頁面。

X1 Floor access

頁面包含：

  • Invite by email：需要取得權限的員工電郵。
  • Role：選擇 Host 作為一般接待台權限，或選擇 Manager 作為可處理較高影響樓面動作的權限。
  • Grant access：為所選店舖儲存存取權限。
  • 權限表格，顯示 Email、Role、Invited by，以及現有使用者的 Revoke 動作。

訂位狀態與可更改人員​

訂位會經過以下狀態：待處理、已確認、已到店、已入座，以及最終結果 已拒絕、已取消 和 未到。

  • HQ 員工可以在 訂位看板 或 訂位詳情 執行目前狀態可用的任何操作。
  • POS 員工可以在 POS 訂位 看板標記 到店、入座、未到 或 取消。
  • 客人可以在網上查看和取消自己的訂位（見公開訂位頁面與客人自助服務），但只限訂位仍是 待處理 或 已確認 時。

已拒絕 代表員工拒絕了 待處理 的申請，例如店舖無法接待該人數。只有 HQ 員工可以拒絕，而且只限訂位仍是 待處理 時。

已入座、已拒絕、已取消 和 未到 是最終狀態。最終狀態的訂位不能再更改；如有需要請建立新訂位。

步驟​

  1. 開啟 訂位管理 -> 訂位設定。
  2. 選擇正確的 店舖。
  3. 如果客人應可從公開訂位頁面提交訂位，開啟 啟用公開訂位。
  4. 如果員工必須先確認每個客人請求，開啟 需要人工審批。
  5. 輸入簡短的 公開訂位代碼，只用小寫英文字母、數字和連字號。
  6. 設定 最多人數。
  7. 設定 訂位時長（分鐘） 和 訂位後緩衝（分鐘）。
  8. 設定 最短提前時間（分鐘） 和 最長提前天數。
  9. 設定 時區。除非店舖需要不同時區，否則保持 店舖預設。
  10. 設定 第一個時段時間、最後時段時間 和 時段間隔（分鐘）。
  11. 輸入清楚的 訂位政策文字。
  12. 選擇 儲存。如果代碼已被其他店舖使用，儲存會被拒絕；請改用其他代碼。
  13. 開啟 訂位管理 -> 訂位看板。
  14. 選擇服務 日期。
  15. 查看列表，並在訂位到達相應階段時使用 確認 或 標記到店，或開啟 訂位詳情 執行其他操作。

授予 X1 Floor access​

當接待員或樓面經理需要存取某一間店舖的接待台應用程式時，使用此流程。

  1. 開啟 訂位管理 -> X1 Floor access。
  2. 如果頁面顯示店舖選擇器，請確認已選擇正確的 店舖。
  3. 在 Invite by email 輸入員工電郵。
  4. 在 Role 選擇 Host 或 Manager。
  5. 選擇 Grant access。
  6. 檢查員工是否出現在權限表格中。
  7. 如果授予了錯誤人員，請在該列選擇 Revoke。

建立員工輸入的訂位​

客人直接聯絡店舖時，使用 新增訂位。

  1. 開啟 訂位管理 -> 訂位看板，並選擇正確的 店舖。
  2. 選擇 新增訂位。
  3. 輸入訂位 時間。
  4. 輸入客人 名稱 和 電話。
  5. 如果客人需要收到訂位電郵，輸入 電郵。
  6. 輸入 人數。
  7. 如果已經知道桌台，選擇 餐桌。
  8. 如有需要，加入 客人備註 或 員工備註。
  9. 選擇 建立訂位。
  10. 如果該時段沒有空桌，頁面會詢問 此時段沒有可用餐桌，仍要建立訂位嗎？。只有店舖確實可以接待時才選擇 仍要建立，否則改選其他時間。
  11. 檢查新訂位是否出現在 訂位看板。

公開訂位頁面與客人自助服務​

店舖的公開訂位頁面網址為：

{訂位網站}/book/{代碼}

其中 {代碼} 是 訂位設定 內儲存的 公開訂位代碼。完整連結會在 公開訂位頁 頁面的 公開訂位網址 顯示。

提供電郵地址的客人會自動收到以訂位語言發出的電郵：

  • 收到訂位申請時
  • 訂位獲確認時
  • 訂位被拒絕時
  • 訂位被取消時

客人也可以在 {訂位網站}/manage 使用訂位參考編號和訂位時的電話號碼管理自己的訂位。客人可以在該頁面查看訂位，並在訂位仍是 待處理 或 已確認 時取消。客人自行取消會在 狀態紀錄 顯示為 Guest。

儲存後的影響​

訂位設定只影響所選店舖。

如果開啟 啟用公開訂位，客人可以使用該店舖的公開訂位頁面。如果開啟 需要人工審批，新的客人請求會保持 待處理，直到員工確認。時段設定（時區、第一個時段時間、最後時段時間、時段間隔（分鐘））會改變客人在公開訂位頁面可選的時間。

訂位看板操作是營運記錄。它們會改變 HQ、POS 和已連接助手工具中顯示的訂位狀態，每次操作都會加入訂位的 狀態紀錄。在 POS 所做的狀態變更會自動同步回 HQ，POS 在線時通常一分鐘內完成。

X1 Floor access 只改變誰可以開啟所選店舖的接待台應用程式。它本身不會建立普通 HQ 工作區成員，也不會改變訂位規則、公開訂位可用性或桌台佈局。

如何檢查變更​

  1. 重新開啟 訂位管理 -> 訂位設定。
  2. 確認所選 店舖 仍顯示預期設定。
  3. 開啟公開訂位頁面網址，確認可選時段符合店舖時區的服務時間。
  4. 開啟今天的 訂位管理 -> 訂位看板。
  5. 如果店舖尚未正式使用，可以建立測試訂位。
  6. 檢查 POS 訂位 看板是否顯示同一店舖的同一訂位。
  7. 員工或客人操作後，開啟 訂位詳情，確認 狀態紀錄 已記錄。
  8. 如果授予了 X1 Floor access，請讓該員工登入 X1 Floor，確認店舖會出現在場地選擇器中。

如果出現問題​

  • 如果客人無法網上訂位，確認 啟用公開訂位 已開啟，並且 公開訂位代碼 正確。
  • 如果儲存設定時出現 This public booking link is already used by another shop.，代表代碼已被其他店舖使用，請改用其他 公開訂位代碼。
  • 如果儲存設定時出現代碼格式錯誤，代碼只可使用小寫英文字母、數字和連字號。
  • 如果客人看到錯誤的訂位時間，檢查 時區、第一個時段時間、最後時段時間 和 時段間隔（分鐘）。
  • 如果有效訂位時間被阻擋，檢查 最短提前時間（分鐘）、最長提前天數 和店舖營業時間。
  • 如果訂位出現在錯誤店舖，先停止操作，並檢查所選品牌和店舖。
  • 如果 POS 沒有顯示訂位，刷新 POS 訂位 看板，並確認終端使用的是同一店舖。
  • 如果報表出現範圍調整提示，代表所選範圍超過 366 天，結束日期已自動調整。
  • 如果 Grant access 不能點擊，請檢查 Invite by email 是否包含有效電郵。
  • 如果員工在 X1 Floor 看不到店舖，請確認權限授予的是同一店舖，以及員工用同一個電郵登入。

何時需要找店主／管理員​

  • 你不確定這間店舖是否應該開放網上訂位。
  • 你需要在現場服務期間更改審批政策。
  • 客人爭議需要查看訂位的 狀態紀錄。
  • 公開訂位頁面因品牌原因需要使用不同網址或政策文字。
  • 訂位報表 中的未到率或取消率異常，可能需要調整政策。
  • 你不確定某位樓面員工應該取得 Host 還是 Manager 權限。

相關指南​