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订位管理

适用对象

负责控制餐桌订位规则、管理每日订位看板，并查看单一店铺订位结果的老板、管理员和经理。

开始前​

  • 确认正确的品牌和店铺。
  • 确认店铺已经完成堂食桌台和平面图设定。见桌位与区域管理。
  • 决定客人是否可以直接在线订位，还是每个订位都需要员工先审批。
  • 了解店铺所在的时区。订位时段时间以店铺时区计算。
  • 除非当值经理知情，否则不要在繁忙服务时段更改订位规则。

打开此页面​

在主菜单打开 订位管理，然后选择所需页面：

  • 订位看板：查看和处理所选日期的订位。
  • 订位报表：查看日期范围内的订位数量、人数和结果比率。
  • 订位设置：控制店铺的公开订位规则和订位时段。
  • X1 Floor access：授予或撤销所选店铺的接待台访问权限。

订位管理 菜单还包括 日历（按星期查看需求）、客人名册（每位客人的订位纪录）、公开订位页（公开链接和政策预览）和 可订规则（时间和桌位规则的只读检视）。

这些页面的所有更改都是店铺层级。请先选择正确的 店铺。

此页面控制什么​

订位管理 控制店铺的原生餐桌订位看板和公开订位规则。

用于：

  • 查看指定日期的订位
  • 为来电或到店客人建立订位
  • 确认、拒绝或取消订位
  • 标记客人已到店或已入座
  • 指派或查看关联桌台
  • 在 状态纪录 查看订位的每次状态变更
  • 为店铺启用或停用公开订位
  • 设定人数、提前时间和最远可订天数等限制
  • 设定公开订位页面使用的时区和时段
  • 在 订位报表 查看订位数量、人数、未到率和取消率
  • 为使用 X1 Floor 接待台应用程序的员工授予 Host 或 Manager 权限

截图待补：static/img/hq/store-settings/reservations_board.png

主要页面​

订位看板​

订位看板 显示所选店铺和日期的订位。

看板包含：

  • 时间
  • 客人
  • 人数
  • 餐桌
  • 状态
  • 操作

在 操作 栏，眼睛图标打开 订位详情。待处理 订位会显示快速 确认 操作，已确认 订位会显示快速 标记到店 操作。使用 刷新 重新载入列表，使用 新增订位 建立员工输入的订位。

订位详情与状态纪录​

从看板打开订位即可查看 订位详情。对话框显示客人的 电话、电邮、人数、餐桌、客人备注 和 员工备注。你可以在这里更改 餐桌 和 员工备注。

对话框只显示该订位当前状态可用的操作：

当前状态可用操作
待处理已确认、已拒绝、已取消、已到店、已入座、未到
已确认已到店、已入座、已取消、未到
已到店已入座、已取消、未到
已入座、已拒绝、已取消、未到没有操作。对话框显示 此订位已是最终状态，无法再执行操作。

状态纪录 列出每次状态变更，以及操作人和时间：

  • HQ 员工的更改显示 HQ 用户名称。
  • 在 POS 所做的更改显示为 POS: 加上 POS 用户名称。
  • 客人在线自行取消显示为 Guest。

截图待补：static/img/hq/store-settings/reservations_detail_history.png

订位设置​

订位设置 控制客人是否可以为这间店铺提交公开订位，以及可以选择哪些时段。

字段控制什么何时更改
启用公开订位客人是否可以从公开订位页面提交订位。店铺准备好接受在线订位时开启。
需要人工审批新的公开申请会保持 待处理，直到员工确认。需要员工审核每个申请时开启。
公开订位代码公开订位页面网址的最后一段。只可使用小写英文字母、数字和连字符，且不能与其他店铺重复。上线前设定一次，之后只在品牌需要时更改。
最多人数客人在线订位的最大人数。配合店铺在线可接待的最大组合。
订位时长（分钟）每个订位占用桌台的时间。配合一般用餐时间。
订位后缓冲（分钟）每个订位之后额外封锁的时间。桌台需要整理时间时增加。
最短提前时间（分钟）客人最少要提前多久订位。厨房或前厅需要准备时间时增加。
最长提前天数客人最远可以订多少天后的位。配合店铺的计划周期。
时区用于计算以下时段时间的时区。店铺预设 跟随店铺本身的时区。只有店铺预设时区不正确时，才选择明确时区，例如 Asia/Singapore。
第一个时段时间每天最早可订的开始时间。配合服务开始时间。
最后时段时间每天最后可订的开始时间。预留足够时间，让订位在打烊前完成。
时段间隔（分钟）提供给客人的订位时间之间的间距。翻台较快的店铺可使用较短间隔。
订位政策文字客人在公开订位页面看到的政策文字。店规改变时更新。

第一个时段时间、最后时段时间 和 时段间隔（分钟） 组成客人在公开订位页面可选的时段。所有时段时间都以店铺时区计算。

截图待补：static/img/hq/store-settings/reservations_settings.png

订位报表​

订位报表 显示日期范围内的订位数量和结果。

  • 选择预设范围：最近 7 天、最近 30 天 或 最近 90 天，或选择 自订 并设定 从 和 到。报表最多涵盖 366 天，超出范围会自动调整。
  • 统计卡显示 订位总数、总人数、未到率 和 取消率。
  • 每日明细 列出每天的 日期、订位、人数、已履约、未到、取消 和 分布 图。
  • 按状态 按最终订位状态分类。
  • 按来源 将订位分为 公开订位页 和 管理中心（员工输入）。

截图待补：static/img/hq/store-settings/reservations_reports.png

X1 Floor access​

X1 Floor access 控制谁可以打开所选店铺的 X1 Floor 接待台应用程序。

当前场员工需要管理桌台流转、候位、封锁桌台、翻台或从楼面开台，但不需要完整 HQ 管理员权限时，请使用此页面。

X1 Floor access

页面包含：

  • Invite by email：需要取得权限的员工邮箱。
  • Role：选择 Host 作为一般接待台权限，或选择 Manager 作为可处理较高影响楼面动作的权限。
  • Grant access：为所选店铺保存访问权限。
  • 权限表格，显示 Email、Role、Invited by，以及现有用户的 Revoke 动作。

订位状态与可更改人员​

订位会经过以下状态：待处理、已确认、已到店、已入座，以及最终结果 已拒绝、已取消 和 未到。

  • HQ 员工可以在 订位看板 或 订位详情 执行当前状态可用的任何操作。
  • POS 员工可以在 POS 订位 看板标记 到店、入座、未到 或 取消。
  • 客人可以在线查看和取消自己的订位（见公开订位页面与客人自助服务），但只限订位仍是 待处理 或 已确认 时。

已拒绝 代表员工拒绝了 待处理 的申请，例如店铺无法接待该人数。只有 HQ 员工可以拒绝，而且只限订位仍是 待处理 时。

已入座、已拒绝、已取消 和 未到 是最终状态。最终状态的订位不能再更改；如有需要请建立新订位。

步骤​

  1. 打开 订位管理 -> 订位设置。
  2. 选择正确的 店铺。
  3. 如果客人应可从公开订位页面提交订位，开启 启用公开订位。
  4. 如果员工必须先确认每个客人请求，开启 需要人工审批。
  5. 输入简短的 公开订位代码，只用小写英文字母、数字和连字符。
  6. 设定 最多人数。
  7. 设定 订位时长（分钟） 和 订位后缓冲（分钟）。
  8. 设定 最短提前时间（分钟） 和 最长提前天数。
  9. 设定 时区。除非店铺需要不同时区，否则保持 店铺预设。
  10. 设定 第一个时段时间、最后时段时间 和 时段间隔（分钟）。
  11. 输入清楚的 订位政策文字。
  12. 选择 保存。如果代码已被其他店铺使用，保存会被拒绝；请改用其他代码。
  13. 打开 订位管理 -> 订位看板。
  14. 选择服务 日期。
  15. 查看列表，并在订位到达相应阶段时使用 确认 或 标记到店，或打开 订位详情 执行其他操作。

授予 X1 Floor access​

当接待员或楼面经理需要访问某一间店铺的接待台应用程序时，使用此流程。

  1. 打开 订位管理 -> X1 Floor access。
  2. 如果页面显示店铺选择器，请确认已选中正确的 店铺。
  3. 在 Invite by email 输入员工邮箱。
  4. 在 Role 选择 Host 或 Manager。
  5. 选择 Grant access。
  6. 检查员工是否出现在权限表格中。
  7. 如果授予了错误人员，请在该行选择 Revoke。

建立员工输入的订位​

客人直接联系店铺时，使用 新增订位。

  1. 打开 订位管理 -> 订位看板，并选择正确的 店铺。
  2. 选择 新增订位。
  3. 输入订位 时间。
  4. 输入客人 名称 和 电话。
  5. 如果客人需要收到订位电邮，输入 电邮。
  6. 输入 人数。
  7. 如果已经知道桌台，选择 餐桌。
  8. 如有需要，加入 客人备注 或 员工备注。
  9. 选择 建立订位。
  10. 如果该时段没有空桌，页面会询问 此时段没有可用餐桌，仍要建立订位吗？。只有店铺确实可以接待时才选择 仍要建立，否则改选其他时间。
  11. 检查新订位是否出现在 订位看板。

公开订位页面与客人自助服务​

店铺的公开订位页面网址为：

{订位网站}/book/{代码}

其中 {代码} 是 订位设置 内保存的 公开订位代码。完整链接会在 公开订位页 页面的 公开订位网址 显示。

提供电邮地址的客人会自动收到以订位语言发出的电邮：

  • 收到订位申请时
  • 订位获确认时
  • 订位被拒绝时
  • 订位被取消时

客人也可以在 {订位网站}/manage 使用订位参考编号和订位时的电话号码管理自己的订位。客人可以在该页面查看订位，并在订位仍是 待处理 或 已确认 时取消。客人自行取消会在 状态纪录 显示为 Guest。

保存后的影响​

订位设定只影响所选店铺。

如果开启 启用公开订位，客人可以使用该店铺的公开订位页面。如果开启 需要人工审批，新的客人请求会保持 待处理，直到员工确认。时段设定（时区、第一个时段时间、最后时段时间、时段间隔（分钟））会改变客人在公开订位页面可选的时间。

订位看板操作是营运记录。它们会改变 HQ、POS 和已连接助手工具中显示的订位状态，每次操作都会加入订位的 状态纪录。在 POS 所做的状态变更会自动同步回 HQ，POS 在线时通常一分钟内完成。

X1 Floor access 只改变谁可以打开所选店铺的接待台应用程序。它本身不会建立普通 HQ 工作区成员，也不会改变订位规则、公开订位可用性或桌台布局。

如何检查更改​

  1. 重新打开 订位管理 -> 订位设置。
  2. 确认所选 店铺 仍显示预期设定。
  3. 打开公开订位页面网址，确认可选时段符合店铺时区的服务时间。
  4. 打开今天的 订位管理 -> 订位看板。
  5. 如果店铺尚未正式使用，可以建立测试订位。
  6. 检查 POS 订位 看板是否显示同一店铺的同一订位。
  7. 员工或客人操作后，打开 订位详情，确认 状态纪录 已记录。
  8. 如果授予了 X1 Floor access，请让该员工登入 X1 Floor，确认店铺会出现在场地选择器中。

如果出现问题​

  • 如果客人无法在线订位，确认 启用公开订位 已开启，并且 公开订位代码 正确。
  • 如果保存设定时出现 This public booking link is already used by another shop.，代表代码已被其他店铺使用，请改用其他 公开订位代码。
  • 如果保存设定时出现代码格式错误，代码只可使用小写英文字母、数字和连字符。
  • 如果客人看到错误的订位时间，检查 时区、第一个时段时间、最后时段时间 和 时段间隔（分钟）。
  • 如果有效订位时间被阻挡，检查 最短提前时间（分钟）、最长提前天数 和店铺营业时间。
  • 如果订位出现在错误店铺，先停止操作，并检查所选品牌和店铺。
  • 如果 POS 没有显示订位，刷新 POS 订位 看板，并确认终端使用的是同一店铺。
  • 如果报表出现范围调整提示，代表所选范围超过 366 天，结束日期已自动调整。
  • 如果 Grant access 不能点击，请检查 Invite by email 是否包含有效邮箱。
  • 如果员工在 X1 Floor 看不到店铺，请确认权限授予的是同一店铺，以及员工用同一个邮箱登入。

何时需要找老板／管理员​

  • 你不确定这间店铺是否应该开放在线订位。
  • 你需要在现场服务期间更改审批政策。
  • 客人争议需要查看订位的 状态纪录。
  • 公开订位页面因为品牌原因需要使用不同网址或政策文字。
  • 订位报表 中的未到率或取消率异常，可能需要调整政策。
  • 您不确定某位楼面员工应该取得 Host 还是 Manager 权限。

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